Descubra como otimizar sua gestão de contratos com o uso da tecnologia e garanta mais benefícios aos seus clientes internos e externos.
A gestão de contratos é fundamental, tanto para empresas quanto para escritórios de advocacia que tutelam tais interesses. Um bom contrato, por si só, não é bom só pelo fato de atender aos interesses das partes envolvidas (contratantes e contratadas), mas também por manter atualizada e vigente a relação entre elas.
Para isso, não basta apenas elaborar um bom contrato. Também é preciso realizar uma gestão de contratos eficiente para que eles continuem tendo valor perante a relação contratual.
Para entender mais sobre os desafios e a importância de uma boa gestão de contratos, assim como a tecnologia pode ajudar na otimização do tempo e na eficiência desta gestão, continue a leitura.
O que é e quais os desafios da gestão de contratos?
A gestão de contratos é o ato de realizar a administração de todos os fatores envolvidos nestes documentos, que vão desde as primeiras tratativas, passando pela sua efetivação e acompanhamento até a sua finalização ou renovação. Para isso, são necessários considerar os seguintes fatores:
a discussão da redação das cláusulas;
a vigência do cumprimento das obrigações;
a possibilidade de endosso ou modificações;
o prazo para cumprimento ou entrega do que foi combinado;
a apresentação de garantias para o cumprimento dos acordos.
Ou seja, gerenciar um contrato é saber lidar com uma infinidade de fatores e possibilidades. Agora, você imagina como é lidar com um grande número de contratos? Daí o desafio em se conseguir encontrar um padrão de organização para entender o funcionamento de cada contrato e extrair o máximo de cada um deles, sem deixar que fiquem obsoletos e fazendo com que se cumpra a sua função social.
Outro desafio vem do fato de um contrato não ser um instrumento estático. Isso porque, apesar de envolver certa formalidade, ele pode ser alterado conforme a dinâmica do negócio entre as partes. Afinal, um contrato só cumpre a sua função social quando é vigente e está produzindo efeito entre as partes. Para isso, deve estar adaptado de forma próxima à realidade das partes envolvidas. Por isso que, de tempos em tempos, é preciso avaliar se as cláusulas propostas estão sendo atendidas, acompanhando se estão em vigor e se estão sendo cumpridas. Do contrário, não haveria a necessidade de um contrato.
Além disso, a gestão de contratos também ajuda a identificar diferenças estruturais dos documentos, bem como padrões a serem seguidos em determinadas áreas. Caso seja necessário – e se houver novas negociações entre as partes a respeito do mesmo tema – é possível fazer modificações que tornem o contrato mais proveitoso, sem ter que realizar um novo contrato.
Todavia, isso só é possível fazer de forma rápida, prática e eficaz, se for realizada uma gestão de contratos eficiente. Dessa forma, é possível manter o controle de processos e das operações envolvendo as partes envolvidas, assim como do instrumento formalizado.
Quais os benefícios em se fazer uma boa gestão de contratos?
Além dos fatores apresentados acima, a gestão de contratos também visa garantir que os clientes não fiquem desamparados do apoio jurídico durante a constância do contrato ou do andamento processual.
Isso porque, ao realizar a gestão de um contrato, a equipe jurídica promoverá uma advocacia preventiva, fazendo-se cumprir o que foi tratado, sem deixá-lo ir à execução. Contudo, se for necessária a execução, será feita em tempo hábil, já que o gestor estará atento às peculiaridades do contrato.
A gestão de contratos também garante que os advogados atuem no âmbito consultivo, aconselhando seus clientes sobre as singularidades de cada contrato e o caminho a ser seguido a partir dali.
Eles também atuam como mediadores no momento da renovação dos contratos, defendendo os interesses dos seus clientes para que eles fiquem seguros na hora de promover um novo contrato.
Como a tecnologia contribui para o gerenciamento de contratos?
A tecnologia é a principal responsável pela expansão da gestão de contratos – e por fazer isso de forma ágil, organizada e eficiente. Antes desse advento, era muito difícil fazer uma gestão eficiente de um grande número de contratos, muito por conta da sua forma física dificultar a busca de cláusulas específicas, ou o seu arquivamento e até a vigília em relação aos prazos.
Mas com o avanço da tecnologia, foi possível desenvolver soluções de gestão jurídica exclusivas para o controle de processos e contratos. E quem ganha com isso são os gestores, que agora podem automatizar operações burocráticas, reservando mais tempo ao estudo e à análise de decisões estratégicas para novas cláusulas contratuais ou mesmo na negociação direta entre as partes.
Estas soluções de controle de processos contribuem para o gerenciamento de contratos através de:
controle de prazos eficiente;
arquivamento de documentos importantes na relação contratual;
análise e pesquisa de cláusulas específicas para cada negócio jurídico.
Todas estas funcionalidades atuam em conjunto com a Inteligência Artificial (AI), que automatiza operações, identificando especificações que podem passar despercebidas ao olho humano.
HighQ: a melhor ferramenta para gestão de contratos do mercado jurídico
O HighQ é a solução jurídica da Thomson Reuters voltada à gestão consultiva no Direito – e que vem se destacando no mercado pela forma como aumenta a eficiência e a produtividade de escritórios e departamentos jurídicos em todo o mundo.
Uma das suas funcionalidades é o gerenciamento de contratos, que disponibiliza não apenas os formulários e o ambiente controlado para solicitação pelos clientes, mas também realiza a gestão dos fluxos, a geração do documento, a assinatura e o controle de vigência. Além disso, o HighQ centraliza todas as informações do escritório ou departamento jurídico em uma plataforma altamente segura, promovendo uma gestão mais colaborativa, ágil e eficiente.
Descubra como ter todos os seus contratos digitalizados em uma plataforma única, com workflow de assinatura em tempo real, permissão para assinatura digital e eletrônica e com controle dos prazos de renovação das obrigações contratuais. Conheça o HighQ.