O setor jurídico é conhecido por contar com complexidades e exigências rigorosas, onde a gestão eficiente do fluxo de trabalho é fundamental para o sucesso de um escritório de advocacia ou departamento jurídico. A tarefa de coordenar e monitorar todas as atividades em busca dos melhores resultados é desafiadora, mas é nesse contexto que o papel do controller se destaca.
Neste artigo, vamos explorar a importância da gestão do fluxo de trabalho jurídico, abordar o papel crucial desse profissional, analisar desafios enfrentados para que as expectativas sejam alcançadas e como a tecnologia ajuda a superá-los.
A importância da gestão do fluxo de trabalho jurídico
O fluxo de trabalho jurídico engloba uma série de processos interconectados, compreendendo desde a entrada de um novo caso até sua conclusão. Envolve atividades como pesquisa jurídica, redação de petições, revisão de contratos, comparecimento em audiências e é essencial para garantir que todas as tarefas sejam concluídas de forma adequada, dentro dos prazos estipulados e com a qualidade necessária.
A gestão do fluxo de trabalho jurídico adequada traz uma série de benefícios. Em primeiro lugar, aumenta a produtividade. Isso porque as tarefas são distribuídas de forma equilibrada, permitindo que os profissionais atuem de maneira eficaz, sem sobrecargas ou atrasos que possam comprometer a eficiência jurídica.
Além disso, uma gestão eficiente reduz os riscos de erros e retrabalho, o que contribui para a reputação do escritório ou departamento jurídico.
Por fim, o controle adequado do fluxo de trabalho também permite uma melhor alocação de recursos, como tempo, pessoal e orçamento.
O papel do controller na gestão do fluxo de trabalho
O controller desempenha um papel crucial na gestão do fluxo de trabalho jurídico por ser o responsável por supervisionar todas as etapas do processo. Cabe a esse profissional assegurar que as tarefas sejam executadas de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos, além de ser um ponto central de comunicação entre os diferentes membros da equipe, promovendo colaboração e eficiência jurídica.
Cabe à pessoa que ocupa essa posição a criação e a manutenção de um sistema de gerenciamento que inclui fluxos de trabalho bem definidos, padrões de qualidade e a implementação de ferramentas de gestão, como softwares especializados.
Além disso, o controller deve monitorar constantemente o andamento das tarefas, identificar possíveis gargalos e tomar medidas corretivas para garantir o cumprimento dos prazos. Isso requer uma visão abrangente do trabalho em execução e a capacidade de priorizar adequadamente as tarefas.
Outra função importante desse profissional é o planejamento estratégico. Ele deve estar envolvido nas discussões sobre a carga de trabalho e a distribuição de casos, levando em consideração a especialização dos advogados, a disponibilidade de recursos e as demandas do cliente. Isso ajuda a evitar sobrecargas ou ociosidade desnecessária, proporcionando equilíbrio adequado das atividades dentro da equipe.
Obstáculos na gestão do fluxo de trabalho jurídico
A gestão do fluxo de trabalho jurídico apresenta uma série de desafios como, por exemplo, a natureza do sistema jurídico eventualmente leva a mudanças repentinas em prazos e prioridades. Decisões judiciais, solicitações de clientes ou novas regulamentações muitas vezes exigem ajustes rápidos. O controller deve estar preparado para lidar com essas mudanças, fazendo com que todos os demais colaboradores entendam e ajam de acordo com as novas expectativas.
Outro desafio é lidar com a sobrecarga de informações. O setor jurídico lida com uma quantidade significativa de documentos e dados, tornando essencial o uso de ferramentas e sistemas que possibilitem alcançar um grau adequado de eficiência jurídica.
Além disso, a demanda por comunicação efetiva é algo constante na gestão do fluxo de trabalho. Todas as partes interessadas precisam seguir alinhadas a respeito do progresso das tarefas, evitando falhas de comunicação que possam levar a erros ou atrasos.
Como superar desafios em busca de eficiência jurídica?
Adotar o uso de um software jurídico traz um grande diferencial na busca por eficiência jurídica. Há aplicações como o Legal One, da Thomson Reuters, onde o controller recebe notificações a respeito de prazos e consegue direcionar adequadamente o trabalho para a execução.
Essa ferramenta permite acesso à agenda de todos os profissionais de modo bastante prático. Isso auxilia na avaliação sobre quem tem disponibilidade para seguir com a demanda. Da mesma forma, possibilita de maneira simples envolver mais de um colaborador no desenvolvimento de uma tarefa.
Outro atrativo dessa plataforma é a oportunidade para que sejam estabelecidos diferentes tipos de envolvimento de cada profissional com o trabalho a ser realizado. Um pode ser definido como solicitante e outro como executante, por exemplo. Assim, é possível criar lembretes para que essas pessoas não se esqueçam de cumprir os prazos.
Outra solução jurídica a ser aproveitada pelo controller é o HighQ. Com base na estrutura ofertada, o gestor fica apto a visualizar o fluxo de trabalho com o kanban, que é uma ferramenta que torna simples o entendimento do fluxo de trabalho como um todo.
Como visto, a gestão do fluxo de trabalho feita de modo eficiente é crucial para as empresas que buscam alcançar os melhores resultados. O controller assume papel fundamental nesse trabalho, mas também é essencial que todas as lideranças em bancas de advogados e departamentos jurídicos estejam atentas a recursos que viabilizem as atividades da melhor forma.
Para saber mais sobre eficiência jurídica, o trabalho de controllers e como os softwares jurídicos Legal One e HighQ podem ser úteis para seus advogados e toda a equipe, siga acompanhando o nosso blog.
Texto retirado do site da Thomson Reuters