por Flavio Santos Lima
Apesar dos avanços tecnológicos, e o mercado cada vez mais dispondo de ferramentas que auxiliam o dia a dia do profissional do direito, o trabalho em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos ainda necessita de uma boa dose de intervenção humana. Porém, a automatização de processos repetitivos tem aumentando significativamente a eficiência e produtividade dentro de escritórios e departamentos.
O RPA é uma tecnologia que permite um programa de computador imitar a ação de um humano ao executar tarefas repetitivas e manuais, normalmente que tomam muitas horas do dia ou que necessitem de equipes com vários funcionários. Isso significa que os advogados podem automatizar tarefas como realizar protocolos nos tribunais, capturar intimações eletrônicas que não saem nos diários oficiais, monitorar andamentos dos processos e alimentar o portal do cliente com andamentos obrigatórios e até solicitar honorários com apenas alguns cliques.
A vantagem do uso de RPA é que a automação pode ser implementada sem a necessidade de grandes alterações nos processos atuais, e ela pode ser utilizada para automatizar qualquer processo que dependa de ações manuais, basta ensinar o robô a percorrer o caminho necessário.
Mas afinal, como o RPA pode auxiliar escritórios e departamentos jurídicos?
Intimações Eletrônicas
Aqui estou não estou falando das publicações do diário oficial, o mercado tem inúmeras empresas que realizam monitoramento por termo nos diários oficiais do Brasil e entregam isso aos advogados diariamente, falo das intimações eletrônicas tácitas, que não publicam, e no prazo de 10 dias os advogados têm que dar a ciência manual ou aguardar a leitura automática iniciando o prazo. Essa atividade é diária em escritórios que atuam em estados que trabalham com Projudi, PJe e Eproc, e necessitam de uma atenção para não virar uma bola de neve com vários prazos dando leitura automática e também para não deixar nada de fora do sistema de gestão, visto que trazer as informações desses prazos depende praticamente do copia e cola.
Esse tipo de automação pode, inclusive, ser a porta de entrada para automações no escritório, pois a ideia é o RPA diariamente ir até ao painel do advogado, e dar leitura nas intimações (ou não), já disponibilizando os arquivos vinculados aos prazos, em um arquivo unificado para importar no sistema de gestão, e em alguns casos, podendo até ter esse tipo de solução vinculada ao software. Esse tipo de automação além de reduzir o tempo de captura desses dados, trará mais segurança ao processo, pois irá mitigar eventuais erros humanos no processo de copia e cola, como vincular a intimação em uma pasta errada, datas equivocadas, informações pela metade, etc.
Protocolos
Outra atividade do dia a dia do advogado, é realizar protocolos nos mais diversos sistemas dos tribunais, e conforme os escritórios aumentam sua carteira, mais colaboradores serão necessários para essa atividade. Nessa mesma linha de raciocínio, é muito comum vermos escritórios recebendo carteiras de processos de clientes, e escalando praticamente todo o operacional em mutirões de protocolos de habilitação, independente do volume, essa atividade pode ser praticamente totalmente automatizada.
A automação pode ser integrada ao ERP e ter o seu start quando é criado um evento de protocolo no sistema de gestão, o robô irá capturar os documentos, receber os dados, assinar os documentos com o certificado do advogado responsável e levar até o tribunal, devolvendo um relatório com os recibos que comprovam o protocolo.
Os robôs também podem ser demandados independente de integração com uma planilha com os dados de alimentação que podem ser extraídos do sistema de gestão através de um relatório.
Monitoramento de processos
Monitorar a base de processos do escritório por muitas vezes acaba ficando em segundo plano nas atividades do escritório, a maioria apenas espera as publicações saírem para realizarem alguma ação, o que a maioria não sabe, é que isso também pode ser automatizado, e receber essas informações antes da publicação pode aumentar a produtividade do escritório e antecipar os seus resultados.
Os RPA’s podem monitorar qualquer aspecto dos processos diretamente nos tribunais, sem a necessidade de ter que acessá-los manualmente, os robôs podem atualizar a capa dos processos no sistema de gestão, capturar audiências, e movimentações estratégicas, como liminares, citações, alvarás, encerramentos de processos e documentos.
Alimentação do sistema do cliente
Muitos escritórios que atuam no contencioso de massa para empresas de telefonia, bancos, seguradoras, varejo, entre outras, têm acordado com os seus clientes a alimentação dos sistemas deles, além de outras atividades, como o pedido de subsídios, solicitações de honorários.
Muitas das atividades realizadas no sistema do cliente envolvem dados que já estão cadastrados no software de gestão interno do escritório, sendo assim, são atividades perfeitas para automatizar, visto que os RPA’s podem espelhar esses dados nos sistemas dos clientes.
Como podemos ver, os RPA’s podem estar presentes em várias etapas da atuação dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, basta que a atividade seja recorrente, lógica e tenha volume. O RPA substitui a necessidade do ser humano, mas podemos ir além nesta reflexão, os robôs existem para agregar na atuação dos advogados, livres das atividades repetitivas, eles poderão focar em tarefas complexas e que necessitam do intelecto para serem concluídas, como na elaboração de peças e pareceres, análise de casos, atendimento ao cliente, sustentações orais e realizações de audiências.
O RPA pode ajudar os escritórios jurídicos a reduzir os custos. Ao automatizar processos, os escritórios jurídicos podem reduzir ou eliminar a necessidade de contratar funcionários extras para realizar essas tarefas. Além disso, a RPA pode reduzir o tempo necessário para realizar tarefas repetitivas, reduzir erros humanos, escalar a operação, focar na qualidade do atendimento ao cliente e atuação nos processos jurídicos.
Conclusão
A automação das atividades operacionais através da tecnologia de automação de processos (RPA) é uma ferramenta poderosa para ajudar os escritórios e departamentos jurídicos a aumentar a eficiência e a capacidade de resposta.
A RPA é uma tecnologia que pode ser facilmente expandida para atender às mudanças nos processos e é uma tecnologia que tem o potencial de aumentar a produtividade em qualquer escritório ou departamento jurídico.
Caso você seja um controller jurídico, gerente ou sócio de escritório e tem dúvidas de como começar a automatizar a sua operação, a minha dica é, mapeie as atividades realizadas em seu escritório, envolva os colaboradores que entendem as necessidades do cliente e da operação, e comece pelas atividades que mais demandam tempo e pessoas, tenho certeza que será ótimo para começar a entender os benefícios que esse tipo de tecnologia pode trazer para a sua operação.
Texto retirado do site do Jusbrasil