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O valor dos Relatórios de Processos na gestão de escritórios de advocacia


Como a geração de relatórios ajuda na gestão do contencioso e na personalização do serviço prestado aos clientes dos escritórios de advocacia.


Muitos escritórios de advocacia têm dificuldade em integrar e fazer a gestão do seu contencioso de maneira rápida, segura e efetiva. Uma delas é a geração de Relatórios dos Processos, que podem ser usados internamente e enviados para os clientes. Mas para entender este assunto, antes é preciso entender o cenário dentro dos escritórios de advocacia.


As 3 maiores necessidades do mercado jurídico no Brasil


Algumas necessidades são muito comuns dentro dos escritórios de advocacia brasileiros. Entre esse universo, é possível organizá-las em três pilares principais:


1. Gestão


Quando se fala da necessidade de gestão dos escritórios de advocacia, a principal dor está na necessidade de se ter maior visibilidade das demandas internas relacionadas aos processos.


Essa falta de visibilidade acaba levando a outra dificuldade, que é a falta de dados para uma tomada de decisão mais assertiva: tanto para estratégias internas quanto para decisões efetivas dentro dos processos judiciais, logrando êxito para os clientes.


Aliada a essas duas questões, há também uma necessidade muito grande de priorização das demandas. Sobretudo em um cenário onde os escritórios de advocacia têm solicitações cada vez maiores, drenando o tempo de advogados e outras pessoas envolvidas nos processos.


2. Dinamismo


Além dessa urgência em ter uma melhor gestão, cresce a exigência de um grande dinamismo no acompanhamento do mercado, que segue cada vez mais acelerado e com mudanças constantes. Como um escritório de advocacia não é feito apenas de processos, as questões administrativas também exigem atenção e foco.


O resultado é um gasto de tempo em demandas burocráticas que não geram valor, deixando de dar atenção para um trabalho intelectual que apenas o advogado consegue fazer e para o qual está capacitado.


Isso sem mencionar a rotatividade de colaboradores que acabam guardando informações relevantes para si e, quando este não está mais no escritório, a informação se perde por completo, o que pode passar para o cliente do escritório uma visão de desorganização.


Por isso é preciso centralizar todas as informações em um local seguro, de modo que elas possam ser consultadas facilmente, possibilitando a geração de insights na atuação de cada profissional.


3. Personalização e crescimento


Todas as dores acima acabam, de alguma maneira, afetando a personalização do serviço prestado e, sem dúvidas, nos resultados do crescimento do escritório. Afinal, é preciso estar mais perto do cliente para se alcançar este crescimento. Mas de que maneira?


A solução é ter ferramentas tecnológicas que apoiem esse processo, trazendo mais transparência e confiabilidade na relação com o cliente.


Como entregar resultados com eficiência?


A relação entre advogado e cliente é tão intrínseca que acaba por se transformar em um relacionamento como um casamento, que precisa ser pautado pelo diálogo, confiança e uma total transparência do que está acontecendo.


Mas como aliar grandes quantidades de informação com análise e geração de conhecimento? Pode parecer possível apenas com a ajuda de um especialista em Business Intelligence, mas com a tecnologia, você pode tratar demandas, traçar casos e fazer análises bem precisas. Esse recurso, no caso, são os relatórios.


E mesmo que o Direito não seja uma ciência exata, o que mais se ouve dos clientes é: “qual a chance de ganharmos esse caso?”. Embora seja impossível ter uma resposta 100% correta, com a análise de dados, você pode transformar as probabilidades a favor dos advogados, dando ao cliente uma resposta mais confiável.


Relatórios de processos como instrumento de performance e gestão


Quando se fala de relatórios, é preciso deixar claro que eles são importantes do ponto de vista interno e externo. No primeiro caso, é a necessidade de o escritório.olhar para sua situação e colocar em prática uma gestão de tudo o que acontece. Afinal, um escritório de advocacia tem o mesmo comportamento e funcionamento de qualquer outra empresa e, consequentemente, precisa estar baseada em dados para tomar decisões que sejam coerentes e o ajudem a performar cada vez melhor.


Por outro lado, hoje, quando se atende pessoas jurídicas, no próprio contrato de honorários é prevista a obrigação de envio de relatórios periódicos, sejam mensais ou semanais, com informações relevantes sobre os processos judiciais. E ao tratar este envio com personalização e transparência, você ganha a confiabilidade do cliente.


Por isso que no Legal One, software jurídico da Thomson Reuters, você é capaz de gerar relatórios em diversos contextos, possibilitando que a gestão do seu escritório de advocacia extraia relatórios para as mais variadas especificidades e, assim, seja cada vez mais estratégica e próxima dos seus clientes.


Legal One na gestão do contencioso


Cada módulo do Legal One conta com a opção Relatórios, que extrai os mais diversos tipos de conteúdo dentro dos parâmetros e informações inseridos em três formatos diferentes:


  • Padrão: relatórios importantes para a prática jurídica e com modelos já mapeados e disponíveis pela Thomson Reuters. Possuem um molde fixo de informações, sendo necessário apenas filtrar os processos dos quais as informações devem ser puxadas. São perfeitos para quem ainda não emite relatórios e não sabe por onde começar.


  • Personalizado: permite escolher quais informações irão compor o relatório, sendo possível criar diversas variações por cliente. O sistema ainda permite salvar a pesquisa dos dados de acordo com o modelo criado para uso posterior. Nesse formato, você também pode incluir título, subtítulo, configurar se a logo do seu cliente aparecerá apenas na capa ou em todas as páginas e definir como será o rodapé do relatório.


  • Genérico: é um formato de exportação de planilhas Excel ou HTML em que você escolhe os campos que serão incluídos como colunas na planilha. Geralmente é utilizado para gerenciamento de informações e análises internas do escritório, mas também possui a opção de ser enviada para clientes, além de contar com agendamento de envio automático.


Recorrência no envio de Relatórios de Processos


Já aconteceu de você ficar horas montando um relatório para não perder o prazo de envio para um cliente ou perder o prazo do envio por não ter os dados consolidados no sistema?


Essa situação pode ser mitigada com o Legal One, que além de criar modelos personalizados por cliente, categorizados por assunto ou tipo, ainda garante a proatividade nas comunicações e pontualidade dos envios com a ferramenta de Agendamento de Relatórios, que permite a programação de envio diário, semanal, mensal ou anual.


Exemplos de relatórios de processos na prática


Andamentos processuais


Com o Monitoramento de Processos do Legal One, todos os seus processos cadastrados têm seus andamentos monitorados nos tribunais e Diários Oficiais catalogados, com suas atualizações sendo enviadas automaticamente para a sua respectiva pasta dentro do sistema, permitindo que você e seus clientes acompanhem toda a sua evolução, além de contar com a possibilidade de inserção de notas e observações sobre cada caso, sendo um ótimo recurso para mitigar a dor da gestão do conhecimento.


Próximas audiências


Com o Controle de Prazos do Legal One, é possível gerenciar todas as audiências designadas com suas respectivas informações de datas, horas e participantes. Assim, o escritório poderá gerar uma pauta de audiências interna para seus advogados ou enviá-la aos seus clientes, de modo que eles também possam se preparar e não precisem perguntar o tempo todo sobre o andamento dos seus processos.


Gastos com processos


Assim como as audiências e andamentos, cada gasto, reembolsável ou não, que os advogados do escritório tiverem com os processos poderão ser lançados nas pastas com o devido recibo e enviado para os clientes, para que eles monitorem os gastos e percebam as atividades que os advogados estão executando em suas ações.


Eleve o nível da sua prática jurídica


Se o seu escritório de advocacia tem um cliente especial ou que é mais tecnológico e inovador, ofereça a ele uma experiência mais inovadora com o Legal One Analytics, módulo de Business Intelligence do Legal One que permite que todos os dados dos seus relatórios sejam dispostos em formato de gráficos e indicadores personalizados para cada cliente, fornecendo visão 360º do que está acontecendo com as suas respectivas carteiras de processos.


Texto retirado do site da Thomson Reuters

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