À medida que o impacto geral do novo normal no setor jurídico continua a ser sentido, uma área que já começou a ser alterada - talvez irreversivelmente - é como os escritórios de advocacia consideram seus compromissos imobiliários hoje e no futuro.
Na verdade, o cenário de mudança visto nos últimos meses, que rapidamente aumentou a adoção do trabalho remoto, levou muitas empresas a repensar quanto gastam na locação e manutenção de imóveis e se esses valores seriam melhor redirecionados em investimentos, especialmente os em tecnologia que suportam o trabalho em casa.
Conheça mais sobre o assunto ao ler este post.
Novas demandas pedem necessidades inovadoras
Segundo o “Global Office Impact Study”, realizado anualmente pela Cushman & Wakefield - líder global no setor de imóveis comerciais - os escritórios de advocacia esperam uma redução de 20% ou mais com custos imobiliários nos próximos anos.
O estudo também prevê, em 2022, um crescimento de 50% na vacância de escritórios comerciais em todo o mundo.
E, para muitos escritórios jurídicos, isso significa modificações profundas. O mesmo levantamento apontou que, dos 700 escritórios de advocacia dos EUA que foram consultados, 93% preparavam mudanças nos locais de trabalho, com 24% descrevendo essas transformações como drásticas.
São dois os fatores que levam os líderes dos escritórios de advocacia a refletir:
Avaliação da equipe jurídica, verificando quais são os colaboradores que desejam permanecer preferencialmente em trabalho remoto;
Quantos advogados retornarão, uma vez que será esse número que ditará quantas pessoas serão necessárias para compor a equipe de suporte.
Atualmente, os custos imobiliários são a segunda maior despesa fixa que os escritórios de advocacia enfrentam, atrás apenas dos salários. E, claro, qualquer redução é muito bem-vinda.
A transformação na utilização do espaço
O que acontece hoje nos escritórios jurídicos é uma nova utilização dos espaços imobiliários. Isso por conta, principalmente, dos incentivos ao trabalho remoto.
Colaboradores em home office custam menos do que os que trabalham em escritório, o que vai ao cerne de como o trabalho remoto terá maior influência sobre como os escritórios de advocacia configuram seu espaço físico no futuro.
A tendência, com certeza, é de diminuir o tamanho dos escritórios justamente para abrigar apenas os que não desejam trabalhar em casa - seja todos os dias ou apenas algumas vezes por semana.
Outra possibilidade é a de compartilhar escritórios com outras empresas, criando verdadeiros hubs advocatícios. Esses espaços oferecem toda a infraestrutura necessária para o trabalho, além de terem como vantagem a estimulação da colaboração e adoção de novos conceitos e tecnologias.
Tecnologia é essencial para o trabalho remoto
O setor jurídico há algum tempo entendeu a necessidade de uma entrega rápida, capacitada e menos dispendiosa de seus serviços. E em um futuro com mais pessoas em home office, é necessário fazer mudanças profundas na maneira de se trabalhar, levando em conta principalmente a transformação digital.
A primeira delas é deixar no passado os sistemas jurídicos on-premise, instalados no servidor da empresa. Como os envolvidos irão acessá-los fora do escritório?
É necessário acreditar na implantação de soluções modernas baseadas na nuvem. Além de poderem ser acessadas em qualquer lugar, o time técnico do escritório jurídico não precisa se preocupar com atualizações futuras ou em manter seus sistemas de registro.
Se o receio é de que as informações confidenciais e sensíveis possam estar ao alcance de qualquer pessoa, tranquilize-se. Com um sistema cloud, os arquivos e informações são mantidos em um servidor isolado e seguro. Medidas de segurança adicionais também podem ser implementadas, como protocolos de logon único (SSO) ou uma rede virtual privada (VPN), reduzindo consideravelmente o risco de arquivos serem destruídos ou roubados.
Como o home office pode se revelar um ambiente 'inóspito', acidentes podem acontecer e horas de trabalho serem perdidas. Ao ter acesso a um sistema baseado em nuvem não há perigo, já que os dispositivos conectados podem automaticamente fazer o backup de arquivos de casos, e-mails ou registros digitais.
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Texto retirado do site da Thomson Reuters