Por: Juliana Pacheco, consultora na JP Gestão Legal (www.jpgl.com.br)
Trarei neste artigo uma reflexão sobre um dos principais problemas de um software de gestão legal, ou seja, de um software para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas, não atender às expectativas de quem o comprou: sua utilização.
Dediquei 15 anos da minha vida profissional em análises de uso de software de gestão legal e, na maioria esmagadora dos casos, o maior problema do software, não era o software, mas sim, como os usuários do software estavam se relacionamento com ele.
Seja no input de dados ou no output de informações, é necessário saber que o software não consegue trabalhar sem a ajuda de um ser humano e que se são cadastrados dados desorganizados e despadronizados, sem foco nas informações que se deseja extrair, são extraídos relatórios ruins, que não atendem às necessidades do escritório e que levam os sócios a apontarem o software como o principal culpado deste insucesso, quando, muitas das vezes, o software não tem nenhuma culpa sobre a situação.
É possível evitar que por má utilização o software de gestão não atenda às expectativas?
Sim. É perfeitamente possível.
Para isso, o mais recomendado é que o escritório, assim que contratar o software, contrate também uma consultoria de implantação do software, que precisará entender as rotinas e pessoas do escritório para poder definir a melhor maneira de utilização de cada um dos campos e ferramentas do sistema.
Depois, a consultoria necessita documentar tudo em um guia de cadastro personalizado e treinar os colaboradores.
Se possível, a consultoria deve ser estendida para um acompanhamento da utilização, uma auditoria, a fim de que problemas de definição ou utilização sejam rapidamente identificados e corrigidos.
É possível identificar e corrigir a má utilização de um software de gestão legal?
Sim!
Para isso, contrate um consultor com senioridade em implantação de softwares, saneamento de dados e rotinas.
O consultor irá identificar os problemas de utilização, deverá corrigir tabelas, eliminar duplicidades, excluir o “lixo” e, depois, documentar tudo em um guia de cadastro personalizado e treinar os colaboradores.
Tabelas bem padronizadas, rotinas bem definidas, responsabilidades claras, time treinado e acompanhamento da utilização do software, são o caminho para o sucesso de um software de gestão legal em um escritório de advocacia.